Mes 5 outils pour une organisation de mariage (presque) zen

17:40

Je dis bien presque, parce que clairement, que vous organisiez tout de A à Z ou que vous passiez par une wedding planeuse, l’événement est stressant soyons honnête. 
Comment s'organiser dans la préparation d'un mariage?

En ce mois de février, j'ai une pensée pour tous ces futurs mariés du printemps et de l'été à venir. 
Pour les M-4 à M-7, un message : tout va bien se passer!

mariage gif romantique

J'ai décidé aujourd'hui de vous parler des 5 outils gratuits qui m'ont énormément aidée pour la préparation de mon mariage.


-> L'outil budget est tellement pratique

mariages.net outil budget

Pour commencer, vous mettez votre budget global et la répartition sur les différents postes  de dépense se fait approximativement. Ensuite, si vous avez des idées précises des dépenses pour votre robe, vos prestataires, vous les modifiez et le tableau rééquilibre les dépenses des autres postes.

Je ne vais rien vous apprendre, le mariage c'est un budget, et on a tôt fait de dépasser un petit peu par ci un petit peu par là. Sauf que le budget, lui n'est pas extensible, et il ne faudrait pas vous retrouver le dernier mois à ne pas pouvoir faire les courses de soft, de déco ou autre. Avec cette application, vous pouvez vraiment visualiser quel effet aura votre petit craquage.
Exemple : initialement nous avions prévu un petit budget alliances. Et puis on a craqué complètement pour les créations de Paulette à Bicyclette. Du coup, on a inséré cette dépense dans le tableau et on a cherché quels seraient les postes de dépenses qu'on pourrait réduire pour se permettre cet écart.

Le tableau permet de rentrer chaque paiement, si des chèques sont en attente d'encaissement, si vous avez versé un acompte... Bref, tout y est!

-> L'outil plan de table Oh Yeah! Je dis merci merci merci pour cet outil!

mariages.net outil plan de table
Cet outil vous permet de rentrer la liste de vos invités au repas . Vous installez vos petites tables rondes, rectangulaires, carrées, vous choisissez ; vous indiquez le nombre de places à chaque fois et vous les nommez. Puis vous placer ( et redéplacer et replacer ^^) vos convives sur chaque table.

    Premièrement, c'est net, c'est fluide, pas de raturage, on visualise très bien ce que chaque changement implique.
     Deuxièmement, une fois votre plan de table fini, il est imprimable et des listes automatiques sont générées : les listes de convives à chaque table. Et ça c'est juste du bonheur! 

Personnellement j'ai utilisé ces listes et ce plan pour nos prestataires. J'ai accroché le plan en cuisine avec la désignation des menus particuliers ( végétariens, sans porc, enfants etc..) de telle sorte que les serveurs puissent bien identifier nos invités. Je l'ai également donné à notre photographe et à notre DJ.
C'est ultra pratique!


Il s'agit d'un site où vous pouvez créer votre liste de mariage en toute liberté, sans prise de commission.
Nous voulions prévoir un voyage de noces mais impossible pour nous de réserver quoi que ce soit sans savoir si nous aurions le budget pour. La liste de mariage est apparue comme une jolie solution.

L'idée : Décomposer entièrement notre voyage de noces pour permettre à l'ensemble de nos invités de choisir une petite partie de ce voyage à nous offrir.

Je vous explique : je suis une bloquée du chéquier. Je ne suis pas capable de vous dire combien de fois je me suis retrouvée à bugguer devant mon chéquier à me dire : " Mais je suis censée mettre combien? " Combien on doit mettre pour un mariage? pour une naissance? pour les 30 ans de ma copine? On vous répondra (gentillement) " Mais ce que tu veux voyons ou ce que tu peux!" Oui mais en vrai vous n'avez qu'une crainte :  taper bcp trop bas. ( et ça m'est déjà arrivée...)

Nous n'avions pas envie que nos invités puissent se retrouver dans cette situation.
Dans notre liste de mariage, nous avons mis des cadeaux de 10e à 1200e ( les billets d'avion lol) : ça allait d'un dîner à Tokoy, aux pellicules de Polaroid, à un massage, à l'entrée d'un musée ou d'un temple, du thé matcha à rapporter à la nuit en Ryokan.
liste de mariage sans commission millesmercismariage
Nos invités pouvaient soit prendre en charge la totalité d'un cadeau soit donner une partie.
De notre côté on recevait une alerte à chaque participation et celles ci étaient toutes enregistrées dans une liste afin que nous puissions remercier individuellement chaque personne.

Pour les virements, tout se fait rapidement et gratuitement. Vous pouviez demander plusieurs virements sans attendre la date de votre mariage ou un virement après la date du mariage, il n'y a vraiment pas de contrainte. Cela peut par exemple vous aider à régler l'acompte de votre voyage de noces.

Bref, on a pris plaisir à la réaliser cette liste, en y glissant un peu d'humour par ci par là et on a eu d'excellents retours de la part de nos invités :)

  • Un retro planning
Le rétro planning Kézakoikoi? C'est un planning qui organise vos tâches et leur délai d'exécution durant les mois qui précèdent votre mariage.
Je n'ai jamais trouvé de rétro-planning parfait sur internet durant mes longues heures de recherches. Et en fait, c'est tout à fait logique, votre mariage étant personnel, aucun rétro planning ne pourra prévoir ce que vous avez en tête.


retro planning mariage bluelahe
Bluelahe Instagram

Alors mon conseil :


  1.  Imprimer les rétro planning de 3-4 sites ( Mariages.net et Millesmercimariage en proposent et Pinterest en regorge ( cliquez par ici ;) )
  2.  Recopier dans un 1er temps les dead line impératives : à telle date la salle doit être réservée, à telle date les faire part doivent être envoyés, à telle date vous devez avoir vos alliances etc...
  3.  Une fois vos dead line posées : mettez les tâches en amont qui vont vous permettre de respecter vos délais. Si vous devez avoir envoyé vos faire part en avril, alors il faut que vous les ayez envoyés en impression en mars ( histoire d'être sûr de les avoir ;) ) et si vous devez les avoir commandé en mars, alors il faut qu'en février vous vous soyez mis d'accord sur le design et les textes, et si en février vous êtes d'accord sur le contenu c'est parce qu'en janvier vous avez décidé si vous passiez par un professionnel pour la réalisation des-dit faire part, si vous souhaitiez les commander en ligne ou si encore si vous souhaitiez les faire maison. Vous voyez la gymnastique à suivre?
  4.  N'hésitez pas à être précis dans vos tâches. C'est l'erreur d'appréciation que j'avais faite. J'étais restée trop générale. Par exemple : Créer le support du plan de table OK mais il faut que vous prévoyez la liste du matériel et le moment où vous aller acheter tout ça. 
  5.  Pour chaque tâche, pensez aux moyens qu'il va vous falloir pour les accomplir ou aux personnes dont vous avez besoin. Clin d’œil à ma Team Déco des Bocaux qui m'a permis en une après-midi de faire un travail qui m'en aurait demandé 3 lol
Parce que OUI n'hésitez pas à être entourés pendant vos préparatifs, tous ces moments font déjà parti de votre mariage, ce sont des souvenirs qui restent!

  • Le planning du jour J
organisation planning bureau
A réaliser bien avant la semaine précédente le mariage. Pourquoi? Parce que vous allez oublier des choses au premier jet et ce sera normal! On ne se rend absolument pas compte de la quantité de choses qu'il y aura à faire le jour J.

Contrairement au rétro planning qui vous est quasiment entièrement destiné ( ce que VOUS aurez à faire), le planning du jour J va vous permettre de penser à la répartition des taches. Et oui, parce que le jour du mariage il est hors de question que vous gardiez des choses en tête à faire ou à checker. Ce n'est pas votre rôle, vous avez le + beau jour de votre vie qui vous attend vous devez être disponible pour la vague de bonheur qui arrive ;)

Pour rédiger ce planning, commencez par réfléchir au déroulement concret de votre journée :
On commence par le réveil : vous êtes où, votre chéri(e) se trouve où?
Qui va vous véhiculer au coiffeur, à l'Eglise, au VD etc?
Qui véhicule votre photographe si celui ou celle ci n'a pas de véhicule ou vient de loin : depuis la gare, du coiffeur, sur les lieux des habillages etc...
Qui installera les derniers détails à la salle, exemple : 3 de nos amies ont été installer les fougères fraîches le matin même du mariage parce que qu'elles n'auraient pas pu tenir depuis la veille.
Qui transportera dans sa voiture les livrets de messe ou de cérémonie laïque, les confettis ou fleurs séchées ou bulles ou ce que vous aurez choisi pour votre sortie de cérémonie? Qui gère les musiques de la cérémonie? Etc

Le Planning du jour J permet d'anticiper pas mal de détails et de ne rien oublier le jour J.

Nous avons distribué ce planning à nos témoins, à nos familles et aux ( précieux) amis qui nous ont aidé toute la journée. Le but, c'est que chacun sache ce qu'il doit faire et ce que les autres font. Cela a permis à nos amis de ne pas avoir à se demander qui est censé faire quoi ou qui se trouve où.
 Le but final surtout c'est que toutes ces tâches soient suffisamment claires pour que, dès qu'elles sont effectuées, notre entourage puisse profiter de la journée. C'était déjà tellement adorable de faire tout ce qu'ils ont fait, on voulait réduire au maximum l'effet casse-tête.

Ce planning va également vous permettre de vous organiser en amont lors des jours qui précèdent le mariage. Vous saurez qui transportera la sono, les livrets etc... Donc vous pourrez les lui remettre à l'avance. Toujours dans l'idée que vous ayez l'esprit le plus tranquille possible la veille de votre mariage.

  • Des dizaines de carnets et un classeur
Pour ces outils là, je doute que vous ayez attendu cet article pour vous en approprier lol
des petits carnets chloe hall
Les jolis carnets disponibles sur le site de la Boutique les Fleurs

  • Les carnets : toujours en avoir un dans le sac. Comme dit précédemment, un mariage c'est beaucoup beaucoup de détails. Au début, on reste sur les grandes lignes et tout avoir en tête n'est pas trop un problème mais progressivement les détails arrivent et rien de tel que de les noter au fur et à mesure. Exemple : des idées de noms de table, des croquis de la déco de table ou de la salle, une référence d'un produit avec son prix etc...
  • Le classeur : même avec l'outil budget de mariages.net, je vous conseille grandement d'avoir un classeur dans lequel vous glisserez chaque contrat de prestataire, chaque devis, chaque facture. Vous pourrez y indiquer les acomptes versés et le montant des enveloppes qu'il faudra préparer pour le jour J. Vous y glisserai également la liste finale de vos invités, les coordonnées des prestataires, votre rétro planning ( 😉 )

Bref, il va devenir votre meilleur ami lol La version synthétique de toute votre organisation. 
Au début, il sera un peu maigrichon mais attendez les 3 derniers mois et partout où vous vous déplacerez il sera avec vous ;)

J'espère que ces 5 outils vous aideront autant qu'ils m'ont aidée. 

N'oubliez pas que tout ce travail que vous êtes en train de mener fait déjà partie intégrante de votre mariage. Votre mariage ne sera pas juste le fameux D-Day, il sera constitué de tous les souvenirs que vous aurez accumulés durant toute la phase de préparation alors PROFITEZ-EN! 
Ce ne sera pas tous les jours une partie de plaisir c'est sûr, il y a les coups de stress, la peur des fois de ne pas réussir à atteindre ce que vous souhaitez mais tentez de RELATIVISER et de ne surtout pas vous transformer en GODZIBRIDE, la version Godzilla de vous même lol. Vous regretteriez de ne pas avoir profiter de tous ces préparatifs ( et d'avoir mener la vie dure à votre entourage)

En vous organisant et en vous appuyant sur de bons outils, vous réussirez à prendre du recul et à vous rendre compte de la chance que vous avez d'avoir trouver une personne dans ce vaste monde qui soit prête à partager votre vie ( malgré votre tendance Godzilla du moment lol)

N'hésitez pas à me poser vos questions dans les commentaires ou à partager vos expériences ;)




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5 commentaires

  1. Exactement tout ce qu'on a fait jusqu'ici ! A M-7 On en est à la check-list sur le frigo pour y penser au moindre creux dans l'agenda.
    L'idée du classeur je vais la glisser à mon cheri (Qui est le trésorier de la maison) parce que je trouve ça vraiment super intelligent !
    Et je vais aussi te piquer le planning du jour J ��


    Merci pour ces précieux conseils !! ❤


    Maeva - @Manava_

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    Réponses
    1. Ah Maeva, vous êtes au top! :D Le classeur aide pas mal vous verrez, au début on n'a pas trop de papiers puis arrive le contrat de location du matériel, le contrat du photographe avec la 1ere facture... Et tu commences à accumuler. Le classeur permet de pouvoir ressortir tout facilement et de bien visualiser où vous en êtes dans vos règlements ou dans les propositions de devis. Encore plein de bonheur à vous deux , et profitez bien de ces préparatifs <3
      Belle journée à toi!

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  2. Je ne sais pas si je vais me marier un jour
    Mais je vais diffuser cet article à des amies qui vont se marier
    Je trouve ce genre d'événements tellement stressants que ça doit bien aider d'avoir des outils
    Ca permet d'être un minimum organisée et du coup, de relativiser un peu les choses
    Et d'être plus tranquille !!
    Mais bon du coup, tu me donnerais presque envie de me marier :p
    www.mademoisellevi.com

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  3. Une organisation au top !!! Même si nous avons prévu un eloppement pour notre mariage, je garde en mémoire ton article et n'hésiterai pas à l'envoyer aux copines qui se marient.

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  4. Une organisation au top !!! Même si nous avons prévu un eloppement pour notre mariage, je garde en mémoire ton article et n'hésiterai pas à l'envoyer aux copines qui se marient.

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